راهنمای کامل صدور و ارسال صورت حساب الکترونیک به سامانه مودیان

ارسال صورت حساب الکترونیک به سازمان امور مالیاتی کشور یکی از ضرورت‌ها برای هر کسب و کار است. افرادی که کسب و کار خود را دارند و به‌عنوان اشخاص حقیقی شناخته می‌شوند و همچنین شرکت‌هایی که با عنوان اشخاص حقوقی شناخته می‌شوند، باید صورتحساب الکترونیک خود را به سامانه مودیان ارسال کنند.

سازمان امور مالیاتی از این طریق در جریان درآمد کسب و کارهای مختلف قرار می‌گیرد و میزان مالیات آنها را تعیین می‌کند. کسب و کارهایی که صورتحساب خود را ارسال نکنند جریمه می‌شوند و ممکن است مجوز آنها باطل شود. برای آشنایی با نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی در ادامه با ما همراه باشید.

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان به چند روش ممکن است؟

برای اینکه بتوانید صورتحساب الکترونیک را به سامانه مودیان ارسال کنید، چند روش مختلف وجود دارد. در ادامه این روش‌ها را برای شما توضیح می‌دهیم:

• ارسال صورتحساب توسط مودی

در این روش مودی خودش وارد سامانه مودیان می‌شود و صورتحساب الکترونیک را برای سازمان امور مالیاتی می‌فرستد. این کار به کمک کلید مودی انجام می‌گیرد.

• ارسال صورتحساب توسط شرکت‌های معتمد

در این روش شرکت‌های معتمد سازمان امور مالیاتی ارسال صورتحساب را برای شما انجام می‌دهند. این کار هم می‌تواند به کمک کلید مودی و هم به کمک کلید شرکت معتمد انجام شود.

• ارسال صورتحساب توسط سامانه‌های دولتی

این روش هم مشابه روش شرکت‌های معتمد است، با این تفاوت که با کمک سامانه‌های دولتی انجام می‌گیرد و نیازی به نرم افزارهای حسابداری مودیان نیست.

فایل‌های مورد نیاز برای اتصال به سامانه مودیان را از کجا دریافت کنیم؟

برای اتصال به سامانه مودیان و امکان ارسال صورتحساب الکترونیک به این سامانه به یک سری فایل نیاز دارید. این فایل‌ها شامل همان کلیدهایی هستند که برای ورود به سامانه و ارسال صورتحساب به آن نیاز دارید. برای دریافت این فایل‌ها می‌توانید به نرم افزار مگاپی مراجعه کنید.

مراحل ارسال صورت حساب الکترونیک با نرم افزار واسط سامانه مؤدیان مگاپی

برای ارسال صورت حساب الکترونیک به سامانه مودیان باید چند مرحله را به ترتیب طی کنید. این مراحل را در ادامه برای شما توضیح می‌دهیم:

1. در مرحله اول باید گواهی امضای دیجیتال خود را دریافت کنید. در مقاله راهنمای کامل دریافت گواهی امضای الکترونیکی CSR روش دریافت امضای دیجیتال را برای شما به طور کامل توضیح داده‌ایم.
2. بعد از اینکه گواهی امضای دیجیتال را دریافت کردید، باید کلید عمومی خود را در پروفایل یا همان کارپوشه خودتان در سامانه مودیان به آدرس my.tax.gov.ir وارد کنید.
3. در ادامه باید تنظیمات سامانه مودیان را در نرم افزار مگاپی انجام دهید تا آماده ارسال صورتحساب به سازمان امور مالیاتی شوید.

شروع به کار با سامانه مودیان نرم افزار مگاپی

بعد از اینکه گواهی امضای دیجیتال خود را دریافت کردید و در سامانه مودیان هم ثبت‌نام نمودید، باید به سراغ نرم افزار مگاپی بروید. شما فایل گواهی امضای دیجیتال را در نرم افزار مگاپی وارد می‌کنید و این نرم افزار چهار فایل جداگانه را به شما می‌دهد که عبارت‌اند از:

• کلید عمومی
• کلید خصوصی
• فایل CSR
• فایل CTR یا CER

وارد کردن کلید عمومی در کارپوشه سامانه مودیان

در اولین مرحله از ارسال صورتحساب الکترونیک باید فایل‌های دریافتی از نرم افزار را در قسمت‌های مربوطه در کارپوشه خودتان وارد کنید. کلیدهای عمومی و خصوصی مکمل یکدیگر هستند، اما نمی‌توانند به جای یکدیگر استفاده شوند. کلیدهای عمومی را ممکن است همه ببینند، اما کلیدهای خصوصی برای هر شخص منحصر به فرد هستند. شما باید طبق مراحل و به‌صورت دقیق پیش بروید و همچنین حواستان باشد از کلیدهای قبلی و فایل‌های نامعتبری که از سایت‌های اینترنتی قابل دانلود هستند استفاده نکنید. در ادامه مراحل وارد کردن کلید عمومی در سامانه مودیان را برای شما آورده‌ایم:

1. در مرحله اول وارد سامانه مودیان شوید و به کارپوشه خودتان بروید.
2. از منوی سمت راست به قسمت عضویت و سپس شناسه‌های یکتای حافظه مالیاتی بروید.
3. در ادامه صفحه جدیدی برای شما باز می‌شود که در اینجا باید گزینه دریافت شناسه یکتا حافظه مالیاتی را انتخاب کنید.
4. در این مرحله هم صفحه جدیدی باز می‌شود که باید در آن یکی از روش‌های ارسال صورتحساب را انتخاب کنید. این روش‌ها عبارت‌اند از:
5. ارسال صورتحساب توسط مودی با کلید مودی
6. ارسال صورتحساب توسط شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی با کلید مودی
7. ارسال صورتحساب توسط شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی با کلید شرکت (در این روش نیازی به دریافت کلیدهای عمومی و خصوصی وجود ندارد و شرکت‌ها با استفاده از کلیدهایی که خودشان در اختیار دارند، صورتحساب‌های شما را برای سازمان امور مالیاتی می‌فرستند.)

نحوه ارسال صورتحساب الکترونیک با نرم افزار مگاپی توسط مودی

وقتی مودی بخواهد خودش صورتحساب‌های الکترونیک را به سامانه مودیان ارسال کند، باید از نرم افزارهای حسابداری و مالی کمک بگیرد. نرم افزار مگاپی یکی از بهترین برنامه‌ها در این حوزه است. شما می‌توانید به‌راحتی و از طریق روش‌های مختلف صورتحساب‌های فروش خود را در این نرم افزار وارد کنید. در ادامه روش انجام این کار توسط مودی را برای شما توضیح می‌دهیم:

1. بعد از اینکه گزینه ارسال صورتحساب توسط مودی را انتخاب کردید، یک صفحه جدید برای شما باز می‌شود. در این صفحه باید کلید عمومی را در محل تعیین شده جایگذاری کنید.
2. در این مرحله باید کد پستی و یا کدهای پستی مربوط به محل کسب و کار خود را به صورت دقیق در کادرهای مورد نظر وارد کنید.
3. در ادامه باید ابزارهای پرداخت خود را انتخاب کنید. اگر از دستگاه کارتخوان استفاده می‌کنید، حتما شناسه یکتای مربوط به آن را با دقت وارد کنید. اگر هم پایانه فروشگاهی ندارید، باید از درگاه‌های پرداخت بانکی که به کسب و کارتان متصل است استفاده کنید.
4. بعد از اینکه تمامی اطلاعات را وارد کردید یکبار دیگه آنها را بررسی کنید تا اشتباهی در آنها رخ ندهد. سپس گزینه اتمام را بزنید.
5. در ادامه خواهید دید که اطلاعات شما ثبت می‌شوند و شما به‌عنوان مودی می‌توانید تمامی صورتحساب‌های فروش را برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنید.

تنظیمات پیش از ارسال انواع صورت حساب به سامانه مودیان

قبل از ارسال صورتحساب به سامانه مودیان باید نرم افزار را با توجه به اطلاعات خود تنظیم کنید. شما باید به نرم افزار مگاپی وارد شوید و در قسمت تنظیمات تمام اطلاعات خود را به صورت دقیق وارد کنید.

در این قسمت کادرهای مربوط به کد اقتصادی و شناسه ملی را می‌بینید که در هر دو قسمت باید کد ملی خودتان به عنوان صاحب کسب و کار را وارد کنید.

در ادامه باید بخش حسابداری سامانه مودیان را تنظیم کنید. در این قسمت باید نوع ارز (ریال، یورو و…) را وارد کنید. بخش‌های دیگر را هم طبق اطلاعات کسب و کار خود تکمیل کنید و تنظیمات نرم افزار را انجام دهید.

در قسمتی که مربوط به شناسه کالا یا خدمات است، باید شناسه محصول و یا خدمات خود را وارد کنید. برای دریافت شناسه کالا و خدمات باید به آدرس https://stuffid.tax.gov.ir/ مراجعه کنید و به دنبال کد کالا یا خدمات خود بگردید.

در مرحله تنظیمات حواستان به نرخ مالیات هر کالا هم باشد. ممکن است نرخ مالیات در سامانه مودیان با نرم افزار متفاوت باشد؛ پس باید این اعداد را طبق سامانه وارد کنید تا با خطا مواجه نشوید.

انواع صورتحساب قابل ارسال با نرم افزار حسابداری مگاپی

صورتحساب الکترونیک یا فاکتور دیجیتال مالیاتی چند نوع مختلف دارند و شما باید با توجه به نوع، آنها را در سامانه مودیان وارد کنید. نرم افزار حسابداری مگاپی از انواع صورت حساب زیر پشتیبانی می‌کند:

• صورتحساب عادی: برای ارسال صورتحساب عادی باید همین نوع صورتحساب را در نرم افزار انتخاب کنید. بعد از آن باید سایر مراحل را طی کنید و صورتحساب را ارسال کنید.
• صورتحساب ابطالی: صورتحساب ابطالی فاکتور معامله‌ای است که باطل شده و دو طرف معامله با هم به توافق نرسیده‌اند. برای باطل کردن صورت حساب به نرم افزار مگاپی بروید، فاکتور دیجیتال مورد نظر را انتخاب کنید و از منوی کناری گزینه ابطال صورتحساب را بزنید. به این ترتیب صورتحساب باطل می‌شود و مالیاتی هم به آن تعلق نمی‌گیرد.
• صورتحساب اصلاحی: اگر بخواهید تغییراتی را در صورتحساب اعلام کنید، قیمت را تغییر دهید و یا اینکه کالایی را کم و زیاد کنید، می‌توانید در نرم افزار مگاپی این کار را با انتخاب اصلاح فاکتور انجام دهید.
• صورتحساب برگشتی: اگر صورتحسابی برگشت بخورد و بخواهید آن را به سامانه مودیانی ارسال کنید، باید آن را مبنادار کنید. فاکتورهای برگشتی حتما باید مبنادار باشند، وگرنه امگان ارسال آنها به سامانه مودیان وجود نخواهد داشت.
• صورتحساب ارزی: این نوع صورتحساب برای معاملاتی است که با ارزهای خارجی انجام می‌شوند. برای ارسال این نوع صورتحساب باید در نرم افزار مگاپی نوع ارز را انتخاب کنید.

ارسال صورتحساب پیمانکاری به سامانه مودیان به چه صورت است؟

صورتحساب پیمانکاری معمولا در قراردادهای عمرانی وجود دارد و میزان خرج و مخارج در یک دوره مشخص کاری را نشان می‌دهد. برای اینکه صورتحساب‌های پیمانکاری را به سامانه مودیان به‌عنوان صورتحساب فروش ارسال کنید، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. در مرحله اول باید به سامانه مودیان بروید و در قسمت حسابداری اقدام به وارد کردن جزئیات قرارداد پیمانکاری کنید و تنظیمات مربوط به آن را نیز انجام دهید.
2. اگر قرارداد پیمانکاری دارید که مفاد آن ثبت شده است، باید به سایت stuffid.tax.gov.ir بروید و مفاد قرارداد خود را از آنجا دریافت کنید.
3. در مرحله بعد باید این مفاد قرارداد را در کادرهای خواسته شده به صورت دقیق وارد کنید.
4. در ادامه صورتحساب پیمانکاری خود را ثبت کنید و آن را به سامانه مودیان بفرستید.

نکته مهم این است که اگر ارسال صورت حساب‌ها را به درستی انجام داده باشید و مراحل را ثبت کرده باشید می‌توانید صورتحساب‌ها را به‌صورت کامل مشاهده کنید؛ در غیر این صورت هیچ صورتحسابی به شما نمایش داده نمی‌شود.

اصلاح صورت حساب الکترونیک به چه صورت انجام می‌شود؟

همان‌طور که گفتیم، یکی از انواع صورت حساب‌هایی که می‌توانید برای سامانه مودیان ارسال کنید، صورت حساب‌های اصلاحی هستند. قبلا امکان اصلاح صورتحساب فروش وجود نداشت. به این دلیل که تمام صورتحساب‌ها چاپی و کاغذی بودند و نمیشد آنها را تغییر داد؛ بنابراین فروشنده کالا یا خدمات فاکتور قبلی و اشتباه را باطل و یک صورتحساب دیگر صادر می‌کرد.

امروز با دیجیتالی شدن خیلی از فرایندها، شاهد الکترونیکی شدن فاکتورهای خرید و فروش هستیم و به همین دلیل خیلی راحت می‌توان فاکتورها را اصلاح کرد.

معمولا صاحبان کسب و کار که در سامانه مودیان عضو هستند، یک نرم افزار حسابداری دارند که تمام فاکتورها در آن ذخیره می‌شود. فروشنده می‌تواند با مراجعه به نرم افزار حسابداری فاکتورها را تغییر دهد.

در نرم افزار حسابداری مگاپی هم این امکان وجود دارد. تنها کافیست وارد پنل کاربری شوید و با انتخاب فاکتور مورنظر، نسبت به تغییر و اصلاح آن اقدام کنید.

صورت حساب ابطالی چیست و چگونه انجام می‌شود؟

وقتی یک صورتحساب صادر و به سامانه مودیان ارسال می‌شود، دیگر نمی‌توانید آن را از این سامانه حذف کنید و مشمول مالیات می‌شود. اگر به دلایل وجود اشتباه در شماره اقتصادی، شناسه کالا یا خدمات و یا به هم خوردن معامله بخواهید صورتحسابی را حذف کنید، باید به سامانه مودیان بروید و صورتحساب خود را باطل کنید.

بعد از ابطال صورتحساب امکان استفاده از آن در فعالیت‌های تجاری به هیچ عنوان وجود ندارد و مالیاتی هم به آن تعلق نمی‌گیرد.

صورت حساب برگشت از فروش را چگونه در سامانه مودیان ثبت کنیم؟

اگر خریدار بخواهد بخشی از کالا یا خدمات خریداری شده را به فروشنده پس بدهد، باید صورتحساب آن را نیز به برگشتی تغییر دهد. این کار برای صورتحساب‌های عادی و یا اصلاحی امکانپذیر است.

مودی در این شرایط باید به سامانه مودیان برود و بخشی از کالا یا خدمات که برگشت خورده را در صورتحساب به برگشت از فروش تغییر دهد. توجه کنید که مودی تنها ۳۰ روز برای انجام این کار وقت دارد و اگر بعد از ۳۰ روز بخواهد صورتحسابی را برگشت بزند، امکان آن وجود نخواهد داشت.

مهلت ارسال صورت حساب به سامانه مودیان چقدر است؟

پرداخت مالیات برای کسب و کارهای فردی و شرکت‌ها واقعا مهم است و اگر این کار را به موقع انجام ندهید، ممکن است با عواقب جدی بعد از آن یعنی جریمه و لغو مجوز کسب و کار مواجه شوید.

آخرین مهلت برای ارسال صورتحساب‌های دیجیتال به سازمان امور مالیاتی برای اشخاص حقیقی و حقوقی با هم متفاوت است. اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) تا اول مهر ماه و اشخاص حقیقی (کسب و کارهای خصوصی) تا اول دی ماه فرصت دارند تا صورتحساب‌های مالی خود را به سامانه مودیان ارسال کنند.

بنابراین بهتر است خودتان این کار را به موقع انجام دهید و یا اگر انجام کارهای مالیاتی را به شرکت‌های معتمد سپرده‌اید، مدارک و صورتحساب‌ها را به موقع در اختیار آنها قرار دهید تا در ارسال صورتحساب‌ها تاخیری ایجاد نشود.

نکات مهم در هنگام صدور و ارسال صورت حساب الکترونیک

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مالیاتی واقعا کار حساسی است و باید با دقت انجام شود. اگر این کار را دقیق انجام ندهید ممکن است صورت حساب‌های شما با مشکل مواجه شوند و یا به درستی در سامانه قرار نگیرند. به این ترتیب ممکن است به‌عنوان یک فرد بد حساب در سازمان امور مالیاتی شناخته شوید و از مشوق‌ها و بخشودگی و یا اقساطی شدن مالیات بی بهره بمانید. پس به نکاتی که در ادامه برایتان آماده کرده‌ایم توجه داشته باشید:

• همیشه صورتحساب‌های خود را در نرم افزار حسابداری ذخیره کنید، چون ممکن است به درستی در سامانه قرار نگیرند و همه آنها را از دست بدهید.
• در هنگام ارسال صدور حساب به سامانه مودیان دقت و حوصله به خرج دهید و صورتحساب‌ها را تک تک ارسال کنید. ارسال تعداد زیادی صورتحساب به‌صورت همزمان ممکن است باعث هنگ کردن سامانه و خطا شود.
• صورتحساب‌ها را همیشه خودتان ارسال کنید و یا از شرکت‌های معتمد بخواهید این کار را برایتان انجام دهند. به هیج عنوان از افراد دیگر برای انجام این کار کمک نگیرید.
• بعد از ارسال صورتحساب‌ها حتما از قرار گرفتن آنها در سامانه اطمینان حاصل کنید، چون گاهی اوقات سامانه دچار مشکل می‌شود و صورتحساب‌ها را به درستی دریافت نمی‌کند، در حالی که پیغام موفقیت آمیز بودن عملیات را می‌دهد.

مزایای استفاده از نرم افزار مگاپی برای ارسال صورتحساب الکترونیک

نرم افزار حسابداری و مالی مگاپی یکی از نرم افزارهای بسیار کاربردی در این زمینه است که مشتریان مشهور و شناخته شده‌ای هم دارد. شرکت لبنیات هراز، شرکت توزیع نیروی برق تهران و… از این نرم افزار برای انجام امور مالی خود استفاده می‌کنند. از مزایای این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دریافت اطلاعات صورتحساب‌های مختلف به ساده‌ترین روش‌ها
• امکان مشاهده صورتحساب‌های ایجاد شده
• امکان ارسال تکی و دسته‌ای صورتحساب‌ها به سامانه مودیان
• امکان ارسال صورتحساب‌ها به‌صورت خودکار و طبق تاریخ‌های تعیین شده
• امکان شخصی سازی فاکتورها با لوگو و نام شرکت یا کسب و کار
• راحت بودن نصب و راه اندازی نرم افزار در کمتر از دو ساعت
• امکان اتصال به درگاه‌های پرداخت و دریافت هزینه صورتحساب‌ها از مشتریان به‌صورت مستقیم
• امکان انجام مراحل مختلف ثبت نام در سامانه مودیان مانند دریافت گواهی امضای دیجیتال و شناسه حافظه مالیاتی
• امکان ارسال صورتحساب‌های عادی، اصلاحی، برگشتی، ابطالی و…

جمع بندی

ارسال صورت حساب الکترونیک به سامانه مودیان یکی از موارد ضروری است که تمام صاحبان کسب و کار اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی باید نسبت به انجام آن اقدام کنند. وقتی صورتحساب‌های خود را به‌صورت منظم به سامانه مودیان ارسال کنید، مالیات شما هم به‌صورت دقیق محاسبه می‌شود و به‌عنوان مشتری خوش حساب از تخفیف مالیاتی، بخشودگی و تقسیط برخوردار خواهید شد.

سوالات متداول