ارسال گروهی صورتحساب الکترونیکی با فایل اکسل

روش «فایل اکسل» چیست و برای چه کسی مناسب است؟

صورتحساب در این روش چه مسیری را طی می‌کند؟

1. ۱

   انتخاب نوع و الگو و دانلود الگو

   از «صورتحساب جدید» گزینه «ورود گروهی با Excel» را بزنید، نوع و الگوی صورتحساب را انتخاب کنید و آخرین نسخه الگو را با «دانلود الگوی اکسل» بگیرید. پنل شماره آخرین نسخه را نشان می‌دهد.

2. ۲

   تکمیل فایل

   هر ردیف یک قلم کالا/خدمت است و ردیف‌های پشت‌سرهم با شماره سریال یکسان یک صورتحساب می‌شوند. کالاها و خریداران تازه را در برگه‌های همان فایل وارد کنید و ساختار و ترتیب ستون‌ها را تغییر ندهید.

3. ۳

   تنظیمات بارگذاری

   قالب چاپ، «ارسال مستقیم صورتحساب‌ها به سامانه مؤدیان»، شیوه تطبیق نرخ مالیات بر ارزش افزوده و رفتار هنگام خطا را تعیین کنید. این کار را پیش از انتخاب فایل انجام دهید، چون بارگذاری با انتخاب فایل شروع می‌شود.

4. ۴

   بارگذاری فایل

   فایل xlsx را انتخاب کنید. فایل در صف پردازش قرار می‌گیرد و می‌توانید به کار خود در پنل ادامه دهید.

5. ۵

   پیگیری در «لاگ‌ها»

   در «جزئیات پردازش» تعداد ردیف‌های معتبر، ثبت‌شده و ناموفق و وضعیت و خطای دقیق هر صورتحساب را ببینید. این پنجره تا پایان پردازش هر ۵ ثانیه به‌روز می‌شود.

6. ۶

   اصلاح خطاها

   فایل خطادارها را دانلود کنید: همان فایل شماست که صورتحساب‌های ثبت‌شده از آن حذف شده و ردیف‌های خطادار قرمز شده‌اند. اصلاح کنید و دوباره بارگذاری کنید. برای خطاهای هنگام ثبت، «تلاش مجدد ردیف‌های ناموفق» را بزنید.

7. ۷

   ارسال و پیگیری

   اگر ارسال مستقیم را انتخاب نکرده‌اید، صورتحساب‌های ثبت‌شده را از فهرست «صورتحساب‌های فروش» با «عملیات گروهی» ارسال و نتیجه را پیگیری کنید.

مزایا و معایب روش «فایل اکسل»

امنیت روش «فایل اکسل»

• بارگذاری روی ارتباط رمزنگاری‌شده

  فایل از طریق پنل و روی HTTPS بارگذاری می‌شود.

• کنترل پیش از ثبت

  هر ردیف پیش از ثبت اعتبارسنجی می‌شود و ردیف خطادار به صورتحساب تبدیل نمی‌شود.

• جلوگیری از ثبت تکراری

  همان فایل با همان تنظیمات، اگر یک بار پذیرفته شده باشد، تا دو ساعت دوباره پذیرفته نمی‌شود؛ تلاش مجدد هم پیش از ثبت بررسی می‌کند صورتحساب از قبل ساخته نشده باشد.

• گزارش کامل هر بارگذاری

  فایل ورودی، فایل خطاها و نتیجه هر ردیف در صفحه «لاگ‌ها» می‌ماند و قابل پیگیری است.

• ثبت برای کسب‌وکار انتخاب‌شده

  صورتحساب‌های فایل فقط برای همان کسب‌وکاری ثبت می‌شوند که در پنل انتخاب کرده‌اید.

• ارسال فقط با اجازه شما

  تعیین می‌کنید صورتحساب‌های فایل بلافاصله ارسال شوند یا منتظر بازبینی شما بمانند.

آسا شرکت معتمد مالیاتی نوع اول با مجوز سازمان امور مالیاتی است و با داده‌های شما طبق ضوابط محرمانگی و حریم خصوصی رفتار می‌کند.

پیش‌نیازها

• Microsoft Excel یا هر نرم‌افزاری که فایل xlsx ذخیره کند
• آخرین نسخه الگوی اکسل همان نوع و الگوی صورتحساب (از پنل)
• شناسه ۱۳ رقمی کالا/خدمت برای کالاهایی که در پنل تعریف نشده‌اند (در برگه «کالاها_خدمات» همان فایل)
• مشخصات خریدار در صورتحساب نوع ۱، در برگه‌های خریداران فایل یا از خریداران ثبت‌شده در پنل
• حساب کاربری در پنل آسا و کسب‌وکار تعریف‌شده

پیش‌نیاز مشترک همه روش‌ها، ثبت‌نام در پنل آسا و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی با کلید معتمد آسا است. راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتا را ببینید.

مستندات و لینک‌های این روش

• دانلود الگوی اکسل از پنل آساالگوها در پنل، مسیر «صورتحساب‌های فروش ← صورتحساب جدید ← ورود گروهی با Excel» قرار دارند؛ راهنمای هر ستون روی سرستون‌های فایل نوشته شده است.
• راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتاآموزش تصویری انتخاب معتمد آسا در کارپوشه، دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و تعریف کسب‌وکار در پنل.

الگوهای اکسل: همه الگوهای صورتحساب

یک فایل، همه اطلاعات صورتحساب

• هر ردیف برگه صورتحساب‌ها یک قلم کالا/خدمت است. ردیف‌های پشت‌سرهم با «شماره سریال صورتحساب» یکسان یک صورتحساب چندقلمی می‌سازند (تا ۱٬۰۰۰ قلم)؛ مشخصات سرصورتحساب مثل تاریخ، خریدار و نوع تسویه از ردیف اول آن خوانده می‌شود. در الگوهای بورس کالا و فروش زنجیره‌ای هر صورتحساب یک ردیف دارد.
• کالاها و خدمات تازه را در برگه «کالاها_خدمات» با شناسه ۱۳ رقمی و کد داخلی تعریف کنید؛ ردیف‌های صورتحساب با کد داخلی به آن‌ها یا به کالاهای ثبت‌شده در پنل اشاره می‌کنند و کالاهای تازه هنگام ورود در پنل هم ثبت می‌شوند.
• در نوع ۱، خریداران حقوقی، حقیقی، مشارکت مدنی و اتباع غیرایرانی برگه‌های جداگانه دارند و هنگام ورود در پنل ثبت می‌شوند؛ خریدارانی که از قبل در پنل هستند هم با شناسه‌شان قابل استفاده‌اند.
• اگر در الگوی نوع ۱ ستون خریدار خالی بماند، آن صورتحساب نوع ۲ صادر می‌شود؛ به جز بلیت هواپیما و صادرات که خریدار در آن‌ها لازم است.
• برگه «اطلاعات پرداخت» برای هر صورتحساب چند پرداخت می‌پذیرد و الگوهای بارنامه و بلیت هواپیما برگه‌های ویژه خود را دارند.
• اگر «مجموع صورتحساب» را وارد کنید، آسا آن را با محاسبه خودش مقایسه می‌کند و در صورت مغایرت صورتحساب را ثبت نمی‌کند. اگر نرخ مالیات بر ارزش افزوده را خالی بگذارید، نرخ ثبت‌شده برای شناسه کالا/خدمت در جدول StuffID به کار می‌رود.

خطایابی: پیش از ثبت، همه چیز بررسی می‌شود

• نسخه فایل باید با نسخه انتخاب‌شده یکی باشد؛ وگرنه پیام «فایل اکسل با نسخه انتخاب‌شده همخوانی ندارد، آخرین فایل نمونه را دانلود کنید.» نمایش داده می‌شود.
• وجود برگه‌های لازم، شماره سریال هر صورتحساب و عددی بودن ستون‌های عددی.
• طول شناسه ملی، کد اقتصادی، کد شعبه و کد پستی خریداران و ردیف‌های تکراری آن‌ها.
• شناسه ۱۳ رقمی کالا/خدمت در فهرست شناسه‌های کالا و خدمات.
• وجود خریدار و کالای هر ردیف، در همان فایل یا در پنل، و ارتباط هر پرداخت با صورتحسابی از همان فایل.
• پشت‌سرهم بودن ردیف‌های یک صورتحساب، سقف ۱۰٬۰۰۰ ردیف در هر فایل و ۱٬۰۰۰ قلم در هر صورتحساب.

هنگام ثبت هر صورتحساب هم همان قواعدی اعمال می‌شود که در فرم وب و API اعمال می‌شود؛ از جمله تطبیق نرخ مالیات بر ارزش افزوده با جدول شناسه کالا/خدمت (اگر این گزینه را انتخاب کرده باشید) و برابری «مجموع صورتحساب». پیام هر خطا شماره ردیف، شماره صورتحساب و علت را می‌گوید و در بسیاری موارد راه رفع را هم؛ مانند «کالا/خدمت با کد داخلی … یافت نشد.»

فایل خطادارها: اصلاح و بارگذاری دوباره

• صورتحساب‌هایی که ثبت شده‌اند از فایل حذف شده‌اند تا دوباره ثبت نشوند.
• ردیف‌های خطادار قرمز شده‌اند و هر جا ستون خطا مشخص باشد، همان سلول هم علامت خورده است.
• متن دقیق هر خطا در ستون تازه «خطاهای معتمد آسا» کنار همان ردیف آمده است.
• جزئیات فنی برای پشتیبانی به‌صورت یادداشت روی همان سلول ثبت شده است.

فایل را از دکمه «خطاها» روی ردیف همان بارگذاری در صفحه «لاگ‌ها»، یا «دانلود اکسل ردیف‌های ناموفق» در پنجره جزئیات دریافت کنید، ردیف‌های قرمز را اصلاح کنید و همان فایل را دوباره بارگذاری کنید. این فایل در هر دو حالت «توقف کل عملیات» و «ورود ردیف‌های سالم» ساخته می‌شود.

پیگیری لحظه‌ای هر بارگذاری

• هر بارگذاری یک ردیف در صفحه «لاگ‌ها» دارد با دکمه‌های «ورودی» (فایل اصلی)، «خطاها» (فایل خطادارها)، «جزئیات پردازش» و «ثبت تیکت» برای فرستادن مشکل به پشتیبانی.
• پنجره «جزئیات ورود گروهی صورتحساب» تعداد کل ردیف‌ها، ردیف‌های معتبر، خطای اعتبارسنجی، ثبت‌شده، خطای صدور و در انتظار را نشان می‌دهد و تا پایان پردازش هر ۵ ثانیه به‌روز می‌شود.
• برای هر صورتحساب، ردیف‌های اکسل، شماره صورتحساب، شناسه صورتحساب، وضعیت، تعداد تلاش و خطای دقیق دیده می‌شود و از شناسه صورتحساب مستقیم به خود آن صورتحساب می‌روید.
• خطاهای موقت تا ۵ بار خودکار تکرار می‌شوند. «تلاش مجدد ردیف‌های ناموفق» ردیف‌هایی را که هنگام ثبت ناموفق بوده‌اند دوباره پردازش می‌کند و «بررسی و نهایی‌سازی پردازش» پردازشی را که متوقف مانده تکمیل می‌کند.

تنظیمات بارگذاری فایل

• ارسال مستقیم: صورتحساب‌های فایل پس از ثبت بلافاصله به سامانه مؤدیان ارسال شوند یا فقط ذخیره بمانند. مقدار اولیه از تنظیم «ارسال خودکار» کسب‌وکار برای روش «فایل اکسل» خوانده می‌شود.
• نرخ مالیات بر ارزش افزوده: تطبیق خودکار با جدول شناسه کالا/خدمت و نمایش خطا در صورت مغایرت، یا استفاده از نرخ واردشده در فایل.
• رفتار هنگام خطای اعتبارسنجی: «توقف کل عملیات» (پیش‌فرض؛ اگر بررسی فایل حتی در یک ردیف خطا پیدا کند، هیچ صورتحسابی وارد نمی‌شود) یا «ورود ردیف‌های سالم» (ردیف‌های خطادار رد و بقیه پردازش می‌شوند). خطایی که هنگام ثبت یک صورتحساب پیش بیاید فقط همان صورتحساب را متوقف می‌کند.
• قالب چاپ: قالبی که نسخه چاپی صورتحساب‌های این فایل با آن ساخته می‌شود.

بارگذاری با انتخاب فایل شروع می‌شود؛ پس تنظیمات را پیش از انتخاب فایل تعیین کنید. برای جلوگیری از ثبت تکراری، همان فایل با همان تنظیمات اگر یک بار پذیرفته شده باشد، تا دو ساعت دوباره پذیرفته نمی‌شود؛ نسخه اصلاح‌شده را بارگذاری کنید.

کارهای دیگر با اکسل در پنل آسا

• ابطال گروهی: در «ابطال گروهی صورتحساب‌ها» با «ابطال جدید» فایلی با «شناسه یکتای صورتحساب مرجع» (شماره مالیاتی ۲۲ نویسه‌ای) صورتحساب‌ها را بارگذاری می‌کنید. لازم نیست صورتحساب مرجع در آسا ثبت شده باشد، صورتحساب‌هایی که از قبل در سامانه مؤدیان ابطال شده‌اند کنار گذاشته می‌شوند و ردیف‌های ناموفق را با «دریافت فایل اصلاحی» اصلاح و دوباره بارگذاری می‌کنید.
• تعریف گروهی خریداران و کالاها: در بخش خریداران از «خریدار جدید» و در بخش کالاها از «کالا/خدمت جدید» گزینه EXCEL را بزنید و الگوی همان بخش را بارگذاری کنید.
• خروجی اکسل صورتحساب‌ها: در فهرست صورتحساب‌ها پس از اعمال فیلتر، «خروجی اکسل» فهرستی با شماره مالیاتی، وضعیت، واکنش خریدار، روش ورود و مبالغ می‌سازد و با گزینه «همراه با جزئیات ردیف‌های کالا/خدمت» اقلام هم در آن می‌آید. فایل را از صفحه «لاگ‌ها» دریافت می‌کنید.
• تطبیق با خروجی کارپوشه: از «عملیات بیشتر»، گزینه «ورود خروجی Excel» فایل خروجی کارپوشه مالیاتی را می‌گیرد، مغایرت وضعیت و اطلاعات صورتحساب‌ها را پیش‌نمایش می‌دهد و پس از تأیید شما اعمال می‌کند؛ این کار صورتحساب جدیدی نمی‌سازد.
• صورتحساب مرجع از اکسل کارپوشه: هنگام صدور اصلاحی یا برگشت از فروش در فرم وب، «انتخاب از اکسل کارپوشه» صورتحساب مرجع را از فایل خروجی کارپوشه پیدا می‌کند.
• تراکنش‌های کارت‌خوان: تراکنش‌های به‌پرداخت ملت، ایران‌کیش و سامان را از فایل اکسل خود شرکت پرداخت وارد و به صورتحساب تبدیل می‌کنید.

پرسش‌های متداول درباره روش «فایل اکسل»

روش‌های دیگر اتصال به آسا

• پنل تحت وبساده‌ترین راه شروع؛ بدون نصب و بدون دانش فنی
• وب‌سرویس (API)یکپارچه‌سازی کامل برای تیم‌های فنی و سامانه‌های فروش
• اتصال نرم‌افزار حسابداریصورتحساب‌های سپیدار، هلو، تدبیر و سیبا، مستقیم در پنل آسا
• پایگاه داده اختصاصیبا هر پایگاه داده‌ای؛ بدون تغییر در نرم‌افزار شما
• کارت‌خوانتراکنش‌های پوز را به صورتحساب تبدیل کنید